Comment organiser des événements avec succès et des soirées inoubliables?
Lorsqu'une entreprise décide d'organiser un événement, elle souhaite qu'il soit unique, qu'il surprenne les participants, qu'ils en profitent et qu'ils s'en souviennent toujours. Pour y réussir, une bonne planification et une bonne organisation sont nécessaires car de nombreux facteurs doivent être pris en compte.
Voyons quelques clés qui vous aideront à organiser des événements d'entreprise de succès :
1. Définir très bien l'objectif, le public et le format : Il est très important, avant de commencer à planifier l'événement, d'être clair sur l'objectif principal de l'événement, qui seront les participants (connaître leurs goûts, leurs besoins, leur âge ... des données qui nous aident à les définir et savoir ce qui pourrait les surprendre), durée de l'événement, contenu, lieu, dates préférables ...
2. Brainstorming et planification : il a toujours été dit que « deux têtes valent mieux qu'une », ce doit être pour une raison, non ? Si vous voulez surprendre votre public, il est très important d'innover et d'être créatif et de sortir du format traditionnel des événements. Vous devez essayer d'organiser un événement unique et, pour cela, il est très important d'apporter des idées et de très bien définir le contenu, en recherchant l'innovation et la créativité pour dépasser les attentes de votre public. Vous pouvez même faire une narration de l'événement. Une fois l'événement défini, il est nécessaire de planifier et de répartir le contenu, la logistique et les tâches de promotion de l'événement et d'établir un calendrier afin que toutes les personnes impliquées dans l'organisation de l'événement sachent comment se déroule le processus.
3. Préparer le budget : à ce stade, pour pouvoir organiser les points importants de l'événement comme la scénographie, le lieu, la restauration, la location ou non d'un spectacle ou d'une activité de team building... il faut préparer le budget et voir combien d'argent nous avons pour chaque chose.
4. Choisir l'espace : n'importe quel lieu ne vaut pas la peine, il doit être l'idéal pour votre événement, celui qui donne une valeur ajoutée à votre contenu, qui soit bien situé pour que les gens puissent y aller, qu'il soit accessible et adapté aux personnes handicapées si nécessaire, que les invités puissent aller en transport public ou louer des bus pour les déplacer. Une fois que vous avez trouvé des options qui correspondent à vos besoins, il est très important de prospecter l'espace et de connaître ses dimensions afin de passer au point suivant.
5. Scénographie et technologie : il est très important d'habiller l'espace et de créer un effet « wow ». Pour cela, il faudra jouer avec l'éclairage, la technologie, grande alliée des organisateurs d'événements, le graphisme, le son et même la garde-robe du personnel. Tout ce qui peut apporter une valeur différentielle en rapport avec le contenu de l'événement est un « Match » pour atteindre le succès de l'événement. Vous pouvez également ajouter un photocall amusant et original qui encourage les gens à se prendre en photos et à les garder comme souvenirs.
6. Communication de l'événement : une fois que tout est défini, il est très important de communiquer efficacement l'événement et d'assurer une fréquentation maximale. Mais il n'est pas seulement important de promouvoir l'événement pour que les gens y aillent mais aussi les communications qui sont faites pendant et après l'événement. Créer un hashtag spécial de l'événement, qui peut même être utilisé dans le photocall, est un outil très utile pour promouvoir l'événement de manière organique.
7. Demander des retours : pour bien clôturer l'événement, nous avons besoin de connaître l'avis des participants. Pour cela, ils peuvent être invités à remplir un sondage ou un formulaire dans lequel ils évaluent tous les éléments importants de l'événement.